Điều lệ công ty là gì? Những điều cần lưu ý khi soạn thảo điều lệ

1.Điều lệ công ty là gì?

Hiện nay, khái niệm điều lệ công ty chưa được luật định. Nhưng có thể hiểu điều lệ công ty bản chất là thỏa thuận giữa những người sở hữu công ty, cổ đông sáng lập với nhau và giữa những người sáng lập với những người góp vốn. Điều lệ đặt ra một quy định chung, thống nhất giữa các thành viên về cách tạo lập vốn, góp vốn, tổ chức, quản lý, hoạt động,…

Theo khoản 1 điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 thì điều lệ của công ty sẽ bao gồm: Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động và Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp.

2.Các nội dung cần phải có trong điều lệ công ty

Điều lệ công ty bao gồm những quy định chung nhất về hoạt động, tổ chức, quản lý doanh nghiệp. Điều lệ phải đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty (của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nếu có);

• Các ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;

• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần (đối với công ty cổ phần);

• Thông tin gồm: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của:

• Các thành viên hợp danh (đối với mô hình công ty hợp danh);

• Chủ sở hữu của công ty, thành viên công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn);

• Cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần);

• Phần vốn góp và giá trị phần vốn góp của mỗi thành viên (đối với công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn); số cổ phần, những loại cổ phần, mệnh giá của từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập (đối với mô hình công ty cổ phần);

• Quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông;

• Cơ cấu tổ chức quản lý;

• Số lượng, chức danh quản lý; quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; trong trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật phải có phân chia quyền và nghĩa vụ;

• Thể thực để thông qua một quyết định, nguyên tắc giải quyết các tranh chấp trong nội bộ;

• Phương pháp, các căn cứ để xác định mức tiền lương, thưởng, thù lao của người quản lý và kiểm soát viên;

• Các trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn), cổ phần (đối với công ty cổ phần);

• Nguyên tắc thực hiện hoạt động phân chia lợi nhuận sau thuế và biện pháp xử lý lỗ trong kinh doanh;

• Trường hợp thực hiện giải thể, trình tự giải thể, thủ tục thực hiện thanh lý tài sản;

• Thể thức bổ sung cũng như sửa đổi các điều lệ công ty.

Lưu ý, Điều lệ công ty phải có đầy đủ họ, tên, chữ ký của những người sau:

Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp

• Thành viên hợp danh (đối với mô hình công ty hợp danh)

• Chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức thì phải có họ tên, chữ ký của người đại diện hợp pháp theo luật định)

• Thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (trường hợp thành viên là tổ chức phải có họ, tên, chữ ký của người đại diện theo ủy quyền)

• Cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần (trường hợp cổ đông là tổ chức phải có họ, tên, chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền hoặc người đại diện theo pháp luật)

Điều lệ của công ty sẽ được sửa đổi bổ sung

• Chủ tịch hội đồng thành viên đối với mô hình công ty hợp danh;

• Chủ sở hữu, người đảm nhiệm vai trò đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, hoặc người có vai trò đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

• Người có vai trò đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần

3.Vai trò của điều lệ công ty

Điều lệ công ty xây dựng cơ chế hoạt động của doanh nghiệp. Được xem như là một văn bản pháp lý quan trọng nhất của doanh nghiệp, Điều lệ công ty quy định về những vấn đề cốt lõi, quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc quy định chặt chẽ, rõ ràng cơ cấu tổ chức, quản lý và hoạt động tạo sự hoạt động ổn định và phát triển cho công ty.

Điều lệ công ty có thể trở thành căn cứ để giải quyết các tranh chấp nội bộ trong công ty. Pháp luật cũng ghi nhận Điều lệ công ty chính là một trong những cơ sở để giải quyết tranh chấp nội bộ. Ngoài ra, các tranh chấp phát sinh trong nội bộ của công ty sẽ được ưu tiên áp dụng các Điều lệ công ty để xử lý nếu như nội dung đó nằm trong điều lệ không trái với quy định của pháp luật.

4.Nguyên tắc xây dựng điều lệ công ty

4.1. Điều lệ công ty không được trái với quy định của pháp luật và xâm phạm lợi ích của bên thứ 3

Pháp luật cho phép doanh nghiệp tự do xây dựng Điều lệ sao cho phù hợp với những tình hình thực tế của mỗi công ty. Tuy nhiên, sự tự do đó vẫn phải đảm bảo trong khuôn khổ không trái với các quy định pháp luật.

Điều lệ công ty phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của Luật doanh nghiệp. Đây là những nội dung quan trọng liên quan trực tiếp đến cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. Vừa là nơi ghi nhận quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông; vừa là nơi để bên thứ 3 nhìn vào có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về cơ cấu, hoạt động của công ty.

Ngoài ra Điều lệ công ty phải đảm bảo phù hợp với truyền thống, văn hóa, đạo đức thuần phong mỹ tục của dân tộc.

4.2. Điều lệ công ty phải được xây dựng dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và tự do thỏa thuận

Điều lệ công ty có bản chất là một hợp đồng giữa chủ sở hữu công ty, cổ đông sáng lập với nhau và giữa chủ sở hữu, cổ đông sáng lập và các thành viên góp vốn. Do đó Điều lệ phải tuân thủ nguyên tắc cơ bản của hợp đồng đó là tự nguyện, tự do thỏa thuận. Điều này được thể hiện ở việc trước khi xác lập Điều lệ công ty, các bên phải trải qua các bước họp, đàm phán và thỏa thuận.

Nó chỉ được thông qua và áp dụng vào thực tế khi đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.

4.3. Điều lệ của Công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải có được sự chấp thuận của toàn bộ thành viên sáng lập

Đây là nguyên tắc quan trọng trong khi xây dựng Điều lệ công ty. Bởi nó thể hiện sự chấp thuận của các thành viên sáng lập đối với các quyền và nghĩa vụ của họ đối với công ty. Chỉ khi có được đầy đủ chữ kỹ của chủ sở hữu và toàn bộ thành viên công ty và cổ đông sáng lập của công ty, điều lệ khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp mới được chấp thuận.

5. Những điều cần lưu ý khi soạn thảo điều lệ công ty

5.1. Soạn thảo sát với thực tế hoạt động

Điều lệ không nên chỉ mang tính hình thức để “đăng ký cho có”. Cần được xây dựng sát với tình hình kinh doanh, vai trò các thành viên, quy trình ra quyết định và xử lý tranh chấp.

5.2. Ràng buộc rõ trách nhiệm và quyền lợi

Phân định rõ vai trò, quyền biểu quyết, quyền được chia lợi nhuận, trách nhiệm pháp lý và tài chính của từng thành viên hoặc cổ đông.

5.3. Quy định rõ về chuyển nhượng vốn/cổ phần

Đây là nguyên nhân phổ biến gây tranh chấp nội bộ. Cần quy định cụ thể trình tự, điều kiện chuyển nhượng, ưu tiên mua lại…

5.4. Đảm bảo phù hợp với Luật Doanh nghiệp và pháp luật hiện hành

Điều lệ không được trái luật. Nên tham khảo luật sư để tránh sai sót ảnh hưởng đến hiệu lực.

5.5. Cập nhật khi có thay đổi

Mọi thay đổi liên quan đến cơ cấu vốn, người đại diện, thành viên... cần cập nhật lại điều lệ kịp thời để tránh rủi ro pháp lý.

6. Khi nào cần sửa đổi điều lệ công ty?

• Thay đổi thành viên/cổ đông

• Thay đổi vốn điều lệ

• Thay đổi người đại diện pháp luật

• Chuyển nhượng vốn/cổ phần

• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

• Các thay đổi liên quan đến cơ cấu tổ chức quản lý

Việc sửa đổi cần thực hiện bằng nghị quyết/họp của thành viên/cổ đông và phải đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có nội dung thay đổi cần công bố.